Para integrar o TOTVS RM com outros sistemas, comece pelas rotinas que mais geram trabalho manual, defina qual sistema é a fonte de cada dado e prefira os serviços oficiais do RM em vez de gravar direto no banco. Teste tudo em um ambiente separado, registre cada troca de dados e acompanhe a integração depois que ela entra em produção.
Quando vale integrar o RM
O RM concentra dados importantes da operação, mas muitas áreas trabalham em outros sistemas. Quando a informação não circula, alguém faz a ponte à mão. Alguns sinais:
- Cadastro repetido: o mesmo cadastro ou evento precisa ser lançado no RM e em outro sistema.
- Consulta manual: portal, atendimento ou aplicação interna dependem de alguém consultar o RM para seguir o processo.
- Exportação e planilha: dados saem do RM por exportação e chegam às outras áreas por planilha ou e-mail.
- Medo de mexer: a integração atual existe, mas ninguém confia nela o bastante para automatizar novas etapas.
Os caminhos mais comuns
Não existe um único jeito de integrar o RM. A escolha depende do que precisa ser trocado, com que frequência e em que direção:
| Caminho | Como funciona | Quando faz sentido | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Web services do RM | Outro sistema consulta ou envia dados por serviços que o próprio RM disponibiliza | Troca frequente, portais, aplicações e APIs que precisam de dados atualizados | Usar um usuário de integração com acesso apenas ao necessário |
| Leitura para consulta | Uma rotina lê os dados para relatórios, BI ou consultas, sem gravar no RM | Painéis e consultas que não alteram o ERP | Não sobrecarregar o banco no horário de uso |
| Arquivos e importação | Os dados são trocados em lote, por arquivos gerados e importados em horários definidos | Cargas periódicas e grandes volumes que não precisam ser imediatos | Conferir se o arquivo chegou completo e tratar os registros rejeitados |
Gravar direto nas tabelas do RM parece mais rápido, mas pode pular validações e regras do próprio ERP. Por isso, para alterar dados, o caminho preferido são os serviços oficiais do sistema.
Passo a passo da integração
- Escolha as rotinas prioritárias: comece pelas que mais geram retrabalho, conferência ou atraso entre áreas.
- Defina a fonte de cada dado: para cada informação, decida qual sistema é o dono. Assim, ninguém altera o mesmo dado em dois lugares.
- Mapeie dados e regras: liste os campos trocados, os formatos, as validações e o que acontece quando um dado está errado.
- Escolha o caminho de integração: web services, leitura para consulta ou arquivos, conforme a frequência e a direção da troca.
- Teste em ambiente separado: valide cada rotina, inclusive os casos de erro, antes de chegar à produção.
- Registre e acompanhe: cada troca de dados precisa deixar registro (log). Em produção, falhas de sincronização são tratadas assim que aparecem.
Cuidados para não comprometer o ERP
- Usuário de integração próprio: com acesso só ao que a integração precisa, separado dos usuários das pessoas.
- Atualizações do RM: depois de cada atualização do ERP, a integração precisa ser testada de novo.
- Volume e horário: cargas grandes rodam fora dos horários de maior uso do sistema.
- Regras no lugar certo: evite copiar regras de negócio do RM para fora dele. Quando a regra muda no ERP, a cópia fica desatualizada.
- Tratamento de erro: um dado rejeitado precisa avisar alguém e poder ser reprocessado, sem ficar perdido.
Erros comuns
- Integrar tudo de uma vez: muitas rotinas ao mesmo tempo dificultam testar e achar a origem de uma falha.
- Integração sem registro: quando algo falha, ninguém sabe o que foi enviado, quando e com qual resposta.
- Duas fontes para o mesmo dado: o cadastro muda no RM e no outro sistema, e as bases divergem.
- Manter a planilha "por garantia": a conferência paralela continua e o retrabalho não diminui. Veja como lidar com planilhas paralelas ao ERP.
Como a RTX ajuda
A RTX define com a sua equipe quais rotinas do RM precisam trocar dados primeiro, conecta o ERP a portais, APIs e sistemas internos com validação e logs, testa cada rotina antes da produção e acompanha a integração depois. Veja como funciona a integração com TOTVS RM.