A IA lê os documentos que chegam por e-mail, portal ou digitalização, extrai os dados necessários e prepara o lançamento no ERP. Regras conferem esses dados com o que já está no sistema: o que bate é gravado, e o que diverge vai para a equipe revisar com o documento ao lado.
Como funciona
Em muitas empresas, alguém abre cada e-mail, baixa o anexo, lê o documento e digita os dados no ERP. Além de tomar tempo da equipe, a digitação manual abre espaço para erro de valor, de código e para lançamentos em duplicidade. Com a IA, o fluxo fica assim:
- Recebimento: os documentos chegam por e-mail, portal, pasta compartilhada ou digitalização e são reunidos em um único ponto.
- Leitura: a IA identifica o tipo de documento e extrai os campos necessários, como fornecedor ou cliente, datas, itens e valores.
- Conferência: regras comparam os dados com o cadastro, o pedido e a tabela de preços que já estão no ERP.
- Lançamento: o que bate é registrado no ERP. O que diverge fica para revisão.
- Registro: cada documento guarda o original, os dados extraídos e quem aprovou o lançamento.
Documentos que são bons candidatos
- Notas e boletos de fornecedores: que chegam por e-mail em formatos diferentes.
- Pedidos de clientes: enviados em PDF, planilha ou no corpo do e-mail.
- Comprovantes e recibos: de despesas e reembolsos.
- Contratos e aditivos: para registrar datas, valores e vigência.
- Documentos de cadastro: de clientes e fornecedores.
Quanto maior o volume e mais variados os formatos, maior o ganho em relação à digitação manual.
Quando a IA não é necessária
Se o documento já chega em um arquivo estruturado, como o XML da nota fiscal eletrônica, a leitura direta do arquivo é mais simples e previsível do que usar IA. A IA vale a pena quando o conteúdo vem em PDF, imagem ou texto livre, em que cada remetente usa um formato.
Essa é a mesma lógica de escolher entre IA ou automação tradicional em cada etapa do processo.
Conferência antes de gravar
A leitura com IA só é segura quando os dados são conferidos antes de entrar no ERP. As verificações mais comuns:
- Cadastro: o fornecedor, o cliente e os produtos existem no sistema.
- Pedido: itens, quantidades e valores batem com o pedido de compra ou de venda.
- Preço: os valores estão de acordo com a tabela ou o contrato.
- Duplicidade: o mesmo documento ainda não foi lançado.
- Campos obrigatórios: todas as informações que o ERP exige estão preenchidas.
Quando algo não confere, o lançamento não é feito: a divergência vai para a equipe, que vê o documento original e os dados extraídos lado a lado.
Cuidados
- Comece por um tipo de documento: por exemplo, notas de fornecedores. Depois amplie para os outros.
- Mantenha a revisão humana nas divergências: a equipe decide o que fazer quando algo foge do padrão.
- Guarde o original e o histórico: para consultar e auditar cada lançamento.
- Controle o acesso: documentos financeiros e contratos só aparecem para quem já pode vê-los.
- Acompanhe o que vai para revisão: divergências que se repetem mostram cadastros a corrigir ou fornecedores a orientar.
Com esses cuidados, a equipe deixa de digitar documento por documento e passa a conferir apenas o que fugiu do padrão.
Como a RTX ajuda
A RTX implementa a leitura de notas, pedidos, contratos e comprovantes com IA e o lançamento no ERP, com conferência antes da gravação e integração com os sistemas que a empresa já usa. Veja como funciona a implementação de IA nas empresas.